云南农业大学机要文件及资料管理暂行办法

为进一步加强机要工作管理，维护学校信息安全，使管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关管理要求，结合实际制定本办法。
第一条  机要文件是传递党中央、国务院和省委、省政府精神、密级较高的文件，机要资料指的是人事档案、各类考试试卷、机要刊物和个人涉密信件。机要文件及资料的管理和分发要做到及时、准确、安全、保密。
党办校办是处理和保存机要文件的唯一机构，下设督办科负责机要文件的日常处理和存档。
第二条  收发
（一）机要文件实行专人收取，专人传送，专人保管。党办校办设机要工作岗位专门负责此项工作。
（二）凡属机要文件，必须由机要人员亲自取件，并办理签收、登记手续。上级来文属于机要文件的，除机要人员和办公室主任外，其他人员不得拆看。属于上级纪检、监察类的信函，要直接送交纪检、监察工作负责人拆阅。
（三）上级机关下发的要求学校领导亲启的机要信件，机要人员收到后要直接转送领导本人，任何人不准拆阅。
（四）领导传阅后收回的文件，机要人员要及时整理，存入文件柜内妥善保管归档，年底及时清退或分类销毁。
（五）按照上级有关保密及文件管理规定，学校领导及各处室负责人参加的各种会议所印发的，涉及全局工作、政策法规，及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，会后应及时交党办校办。需学校领导传阅和干部职工知晓的，按有关规定进行传阅或组织学习，并按文件管理规定做好归档保管工作。
（六）文件应于当日处理，电报、急件随到随处理。
第三条  传阅
（一）机要文件由机要人员签收、拆封后，要及时认真填写来文登记、分类，按文件规定的阅文范围，及时送达有关领导和人员中传阅，不得延误，不得漏传。
（二）传阅的机要文件要由机要人员亲自送、亲自取，并坚持当日送、当日取的原则。机要文件不得在领导办公室过夜。
（三）领导阅后的文件，机要人员要当面清点。凡有领导批示的文件，要及时送党办校办主任、有关部门或学院阅办，不得延误。
（四）涉密文件不得复制或摘抄。
（五）各级领导要严格执行领导保密规定，不得将涉密文件留在办公室过夜或带回宿舍阅读。
第四条  借阅
严格机要文件借阅手续，党委归档文件一般不予外借。学校各处级部门如确因工作需要借阅机要文件的，履行以下审批程序：
（一）需要借阅无密级机要文件的，须经办公室批准，并履行登记手续。
（二）需要借阅秘密级、机密级文件，须经党委分管领导审批。
（三）需要借阅绝密级文件，须经校党委主要领导审批。借阅者要妥善保管文件，使用过程中要及时锁入铁柜，不准泄密、抽换、涂改、勾画、污损、复印、拆散、转借他人，不给无关人员阅看，阅后及时归还。
第五条  归档、清退、销毁
（一）归档。传阅和办理完毕的文件，应及时清理收回，分类整理，保持整洁、清洁。按编号和分类顺利归档，并妥善保管。学校领导可随时调阅。干部出差、调动工作或离退休时必须将自己使用或传阅的机要文件全部退回党办校办。
（二）清退。当年文件保存至年末，按照省委办公厅发的清退目录，专人、专车送至省委保密局，清点无误后交由省委保密局收存。2人以上完成该项工作。清退单据保存备查。
（三）销毁。当年文件清退后，按照保密规定将其余文件和资料统一交由省委保密局统一销毁，不得自行保存或自行销毁。如有需要，可到发文单位借阅。
第六条  保密
（一）凡机要文件、信函、上级通知及本单位需要保密的事项，要严格执行国家保密规定。做到不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看，决不传播机密事项，不携带密件回家、外出、探亲、出入公共场所。
（二）机要人员签收机要文件时，要检查封口是否完好，数量是否短缺。短缺文件要及时向发文机关核实、查找。   
（三）严格机要文件传阅范围。校级领导干部由督办科送阅，处级干部按文件下发范围阅读文件。其他干部如需阅读文件，经办公室领导审批后可到督办科阅读。
（四）秘密、机密和绝密等级的文件任何人不得摘录、传抄，尤其不得发布在网络、报刊等媒体上。凡发现摘录、传抄和发布者，按相关保密规定追究责任。
（五）保密人员要每季进行一次保密检查，发现问题，及时向办公室领导汇报，并采取有力措施加以解决。
第七条  机要资料的管理和分发
（一）人事档案。教职工档案对口人事处管理，机要员对接给人事处专人签收。
（二）各类考试试卷按照类别分别对接给教务处、研究生处、职业与继续教育学院和外语学院，且需2人以上监督对接。各部门领导试卷后按规定严格保管，不得失密泄密。
（三）个人涉密信件。收到个人涉密信件后，机要员登记后分发给个人，个人亲笔签收。
第八条  本规定自颁布之日起施行，由党办校办负责解释。
附件：云南农业大学机要文件借阅登记表

2012年9月8日