云南农业大学文件、资料和报刊分类销毁管理办法

为进一步维护学校信息安全，确保文件、资料和报刊的管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关管理要求，结合实际制定本办法。
第一条  分类销毁的范围：文件、资料和报刊
文件包括机要文件、平件、校内请示、报告和学校内部制发文件。
（一）机要文件是党中央、国务院和省委、省政府下发的密级较高的文件、信息和机要刊物。
（二）平件是指教育部、农业部、云南省教育厅、云南省财政厅等上级单位下发给学校的决定、通知、通报等文件。
（三）校内请示是指学校各部门、学院向学校请示解决有关问题的文件；校内报告用于以上单位向学校告知有关事项、事件。
（四）学校内部制发的文件是由学校制发，上报云南省教育厅、云南省财政厅等部门的上行文，同时也包括学校下发给各学院、各部门的决定、通知等下行文。
资料一般指除了正式文件之外的重要纸质材料，包括会议讲话稿、会议议程、文件花脸稿、黑头通知、信件等纸质材料。
报刊指的是学校征订的公开发行的各类报纸、刊物和杂志，无密级。
第二条  文件、资料和报刊分类销毁的基本原则
（一）保密。不流出一张纸片，所有文件、资料按照各自渠道分别清退、销毁和归档。公开发行的过期报纸、刊物和杂志可售卖给废品收购站，回收利用。
（二）安全。机要文件传阅完毕后定期整理，按编号顺序保管。保管地点为督办科，需配备铁门、铁窗、铁柜和监控、报警设备。无关人员不得自行留存机要文件。
平件和校内请示、报告在经签收、登记、审批、拟办、承办、督办等程序后进入存档环节，保存地点在督办科，由督办科定期整理，按编号顺序存档。如有查阅存档文件的及时提供。
学校制发的文件（含文件底稿、花脸稿及领导审批单），由秘书科定期整理，按种类、校内编号顺序存档。无关人员不得自行留存。
（三）完整。各类文件、资料存档时底稿齐全、编号完整，无漏件。
（四）及时。各科室定期定时整理文件，及时存档，年末由秘书科、督办科及时把平件、校内请示、报告、校内制发文件移交档案科存档。
第三条  文件、资料和报刊分类销毁
（一）清退，仅针对机要文件。每年年初由督办科按照省国家保密局下发的清退文件目录，按编号、份数详细整理，及时送交保密局清退，逐份逐号清点移交，不得延误和遗漏。由2人以上进行文件清退工作。
（二）销毁，仅针对当年机要文件和其他需要销毁的资料。由督办科在根据清退目录向省国家保密局清退文件以后，及时整理当年机要文件。其中如有涉及全局工作、政策法规，及职工切身利益的人事、劳资、福利、住房、医改等的文件，经保密局审核同意后，党办校办进行留存，并做好日常的借阅、存档等管理工作。
其余机要文件、信息和机要杂志及时送省国家保密局文件销毁中心进行销毁，不得自行留存机要文件。在日常工作中如有需要的，可向省委办公厅机要文书处借阅使用。
其他需要销毁的纸质资料统一由省国家保密局文件销毁中心进行销毁，不得自行处理。各学院、部门需销毁的文件、资料自行保管，并于当年集中给党办校办转文件销毁中心统一销毁。量大者可自行和中心联系销毁。
由2人以上进行文件销毁工作。
（三）存档。校内制发文件（含存档底稿及电子版）由秘书科及时按照编号和种类进行整理，于次年年初向档案科进行移交，同时履行好移交手续。
平件和校内请示、报告由督办科及时按照编号和种类进行整理，于次年年初向档案科进行移交，同时履行好移交手续。
（四）回收利用。为学校领导征订的公开发行的报刊、杂志等刊物，由综合科定期回收整理，根据实际情况售卖给废品收购站，进行回收利用。各学院、部门征订的公开发行的报刊、杂志等刊物，根据实际情况自行处理。其余纸质文件和资料一律不得售卖。
第四条  本办法自颁布之日起施行，由党办校办负责解释。

2014年7月12日